POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Identificación del responsable del tratamiento.

Razón Social: SUS FINANZAS S.A.S.

NIT: 900.541.552-1

Domicilio Principal: Bogotá D.C. Colombia.

Dirección: CRA 19 B · 82-46 OF 702

Correo Electrónico para Habeas Data: servicioalcliente@susfinanzas.com.co

Sitio web: https://susfinanzas.info/

Teléfono: 3156893732

TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN FINANCIERA, CREDITICIA COMERCIAL Y DE SERVICIOS.

SUS FINANZAS S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales y de servicio que le son propias, realiza el tratamiento de datos personales de diferentes grupos de interés, incluyendo clientes, prospectos, trabajadores, ex trabajadores, proveedores, contratistas, asesores comerciales independientes, aliados estratégicos y demás terceros con quienes mantiene o ha mantenido algún tipo de relación.

En virtud de lo anterior, la compañía podrá recolectar, almacenar, organizar, consultar, actualizar, usar, circular, transmitir, transferir, conservar, suprimir y, en general, realizar cualquier operación sobre datos personales, de conformidad con las autorizaciones otorgadas por los Titulares de la información y las disposiciones contenidas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la protección de datos personales y el Habeas Data en Colombia.

La presente Política tiene como finalidad establecer los lineamientos internos para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal administrada por SUS FINANZAS S.A.S., proteger los derechos de los Titulares de la información y definir los mecanismos mediante los cuales estos podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización.

Cuando la naturaleza de los servicios prestados por la compañía así lo requiera, podrá realizarse el tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, siempre dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable y para el cumplimiento de finalidades legítimas relacionadas con la evaluación, estructuración, gestión y acompañamiento de soluciones financieras ofrecidas a sus clientes.

1. PRINCIPIOS RECTORES

Para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, colaboradores y demás titulares de la información, la empresa aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la materia.

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que deberá sujetarse a lo establecido en la legislación vigente y a las disposiciones que la desarrollen, modifiquen o complementen.

• Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales obedecerá a finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular, relacionadas con la prestación de servicios de asesoría, acompañamiento, análisis y gestión de alternativas para la optimización de créditos hipotecarios y demás actividades propias del objeto social de la empresa.

• Principio de Libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley. Los datos personales no podrán obtenerse, utilizarse o divulgarse sin dicha autorización.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de información parcial, incompleta, fraccionada o que pueda inducir a error.

• Principio de Transparencia: La empresa garantizará al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia, uso y tratamiento de los datos personales que le conciernan.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales estarán sujetos a los límites derivados de su naturaleza, de las disposiciones legales y de la autorización otorgada por el Titular. En consecuencia, solo podrán ser accedidos por personas autorizadas y no estarán disponibles en medios de divulgación pública o masiva, salvo disposición legal o autorización expresa.

• Principio de Seguridad: La empresa adoptará las medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, consulta fraudulenta, divulgación, modificación o destrucción.

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa o con las actividades relacionadas con el tratamiento de los datos.

• Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): La empresa implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en materia de protección de datos personales, pudiendo demostrar ante las autoridades competentes y los Titulares el cumplimiento de dichas obligaciones.

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

1. Respecto de Clientes y Prospectos (Potenciales Clientes)

Los datos personales de clientes y prospectos podrán ser recolectados, almacenados, utilizados, actualizados, transmitidos, transferidos y, en general, tratados para las siguientes finalidades:

1. Verificar, validar y actualizar la identidad, capacidad legal, información personal, financiera, patrimonial, comercial y crediticia suministrada por el Titular, así como dar cumplimiento a los procedimientos de conocimiento del cliente (KYC) y a las obligaciones legales y regulatorias relacionadas con la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y demás riesgos asociados, conforme a las disposiciones aplicables en materia de SARLAFT, SAGRILAFT o los sistemas que los sustituyan o complementen.

2. Analizar, evaluar y determinar la viabilidad financiera, crediticia, comercial, jurídica y operativa de los servicios, productos, alternativas de financiación, restructuración, refinanciación, intermediación o asesoría financiera ofrecidos o gestionados por la compañía.

3. Gestionar el proceso de vinculación comercial y contractual del cliente, incluyendo la recepción, análisis, verificación, validación y actualización de la documentación e información requerida para la prestación de los servicios.

4. Ejecutar, administrar, desarrollar, formalizar, monitorear y realizar seguimiento a las relaciones contractuales, comerciales y de servicios establecidas con los clientes, así como atender solicitudes, peticiones, consultas, reclamaciones y requerimientos derivados de dichas relaciones.

5. Realizar actividades de acompañamiento, asesoría, gestión, intermediación, negociación y seguimiento ante entidades financieras, constructoras, fiduciarias, aseguradoras y demás terceros relacionados con los servicios contratados por el cliente.

6. Consultar, reportar, solicitar, verificar, actualizar, rectificar y procesar información ante centrales de riesgo, operadores de información, bases de datos financieras, comerciales o crediticias legalmente autorizadas, cuando exista autorización del Titular o habilitación legal para ello.

7. Realizar procesos de auditoría, control interno, gestión de riesgos, cumplimiento normativo, prevención del fraude, seguridad de la información y protección de los intereses legítimos de la compañía y de sus clientes.

8. Desarrollar actividades de prospección comercial, fidelización, inteligencia de negocios, análisis de mercado, encuestas de satisfacción, campañas publicitarias, mercadeo y promoción de productos o servicios propios o de aliados estratégicos relacionados con el objeto social de la compañía.

9. Contactar al Titular a través de medios físicos, electrónicos o digitales, incluyendo correo electrónico, correo físico, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS), WhatsApp, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales u otros canales autorizados, con el fin de remitir información comercial, ofertas, promociones, novedades, eventos, contenidos de interés y portafolios de productos y servicios.

10. Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contractuales, tributarias, contables y administrativas, así como atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de supervisión que resulten competentes.

2. Respecto de Contratistas, Proveedores y Asesores Comerciales Independientes.

Los datos personales de contratistas, proveedores, consultores, asesores comerciales freelance y demás terceros vinculados a la compañía podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

1. Evaluar, verificar y acreditar la idoneidad técnica, profesional, comercial, financiera, operativa y legal de los aspirantes a proveedores, contratistas, consultores y demás terceros independientes, dentro de los procesos de selección, vinculación y contratación adelantados por la compañía.

2. Gestionar los procesos de negociación, contratación, ejecución, supervisión, seguimiento, control y terminación de contratos de naturaleza civil, comercial o de prestación de servicios, así como verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, legales y regulatorias asumidas por las partes.

3. Administrar la información necesaria para la gestión contable, financiera, administrativa y tributaria de la relación contractual, incluyendo la facturación, causación, liquidación y pago de honorarios, comisiones, contraprestaciones económicas y demás obligaciones derivadas de los contratos celebrados.

4. Realizar actividades de control interno, auditoría, gestión de riesgos, prevención del fraude, cumplimiento normativo, atención de requerimientos de autoridades competentes y protección de los intereses legítimos de la compañía.

5. Compartir, transmitir o poner a disposición de los asesores comerciales freelance, actuando exclusivamente en calidad de Encargados del Tratamiento, la información personal estrictamente necesaria para el desarrollo de actividades de prospección, contacto, asesoría y gestión comercial de los productos y servicios ofrecidos por la compañía, bajo acuerdos de confidencialidad, transmisión de datos y demás mecanismos contractuales exigidos por la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

6. Garantizar que los contratistas, proveedores y asesores comerciales freelance accedan únicamente a la información indispensable para el cumplimiento de las funciones o actividades contratadas, quedando expresamente prohibido el uso de los datos personales para fines distintos a los autorizados por la compañía y por los Titulares de la información.

3. Respecto de Trabajadores (Vínculo Laboral Directo)

Los datos personales de los trabajadores, aspirantes y ex trabajadores podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

1. Adelantar los procesos de reclutamiento, selección, evaluación, verificación de referencias, estudios de seguridad, vinculación, contratación, inducción, capacitación, desarrollo profesional y administración del talento humano.

2. Conformar, custodiar, actualizar y administrar las hojas de vida, expedientes laborales y demás documentos relacionados con la relación laboral, incluyendo la conservación de los archivos físicos y digitales durante los términos exigidos por la ley.

3. Gestionar la afiliación, permanencia, novedades y retiro de los trabajadores ante las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral, incluyendo Entidades Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), fondos de cesantías, Cajas de Compensación Familiar y demás entidades que correspondan.

4. Administrar y ejecutar los procesos de nómina, liquidación y pago de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, licencias, beneficios, auxilios, bonificaciones, comisiones y demás conceptos derivados de la relación laboral.

5. Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales, laborales, tributarias, contables y de seguridad social derivadas de la relación de trabajo.

6. Implementar, desarrollar y ejecutar las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), programas de bienestar laboral, prevención de riesgos, medicina preventiva y del trabajo, investigaciones de incidentes y accidentes laborales, así como las demás obligaciones establecidas en la normatividad aplicable.

7. Realizar actividades de control interno, auditoría, cumplimiento normativo, gestión documental, seguridad de la información, prevención del fraude y administración de riesgos empresariales.

8. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, laborales, tributarias o de supervisión, así como suministrar información a terceros autorizados cuando exista obligación legal, contractual o autorización expresa del Titular.

9. Mantener contacto con los trabajadores a través de medios físicos, telefónicos, electrónicos o digitales para el desarrollo de las actividades propias de la relación laboral y para la comunicación de información institucional, administrativa, operativa o relacionada con el bienestar de los colaboradores.

10. Conservar y tratar la información de ex trabajadores para la expedición de certificaciones laborales, atención de requerimientos legales o administrativos, defensa judicial de la compañía y cumplimiento de obligaciones legales posteriores a la terminación del vínculo laboral.

4. Respecto al tratamiento de datos personales por parte de asesores comerciales freelance y personal externo.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, los asesores comerciales freelance, comercializadores independientes, contratistas y demás terceros que, en desarrollo de actividades contratadas por SUS FINANZAS S.A.S., tengan acceso a datos personales de clientes, prospectos o usuarios, actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento, limitándose exclusivamente a realizar las actividades expresamente autorizadas por la compañía.

En virtud de lo anterior, deberán observar las siguientes obligaciones:

• Acuerdo de Transmisión y Confidencialidad

Previo al acceso a cualquier base de datos, herramienta tecnológica, canal de comunicación institucional o información personal administrada por SUS FINANZAS S.A.S., el asesor comercial freelance o contratista deberá suscribir los acuerdos de transmisión de datos personales, confidencialidad, protección de información y demás documentos que determine la compañía para garantizar el adecuado tratamiento de la información.

• Tratamiento Limitado a las Finalidades Autorizadas

Los datos personales a los cuales tengan acceso únicamente podrán ser utilizados para el desarrollo de las actividades comerciales, administrativas o de servicio expresamente encomendadas por SUS FINANZAS S.A.S., quedando prohibido cualquier uso diferente al autorizado por la compañía o por el Titular de la información.

• Prohibición de Uso Personal o Cesión No Autorizada

Los asesores comerciales freelance y demás personal externo no podrán copiar, reproducir, comercializar, transferir, divulgar, compartir o incorporar a bases de datos propias o de terceros la información personal, financiera, comercial o de contacto de clientes, prospectos o usuarios obtenida en virtud de la relación contractual con la compañía.

Igualmente, se encuentra prohibido utilizar dicha información para promocionar productos o servicios propios o de terceros, así como para desarrollar actividades comerciales ajenas al objeto contractual.

• Uso de Herramientas y Canales Autorizados

Toda recolección, almacenamiento, consulta, actualización o gestión de datos personales deberá realizarse mediante los formularios, plataformas, aplicativos, canales y procedimientos autorizados por SUS FINANZAS S.A.S.

Los asesores externos deberán abstenerse de almacenar información de clientes en dispositivos, aplicaciones, servicios de almacenamiento o herramientas personales que no hayan sido previamente autorizados por la compañía o que no cuenten con medidas adecuadas de seguridad de la información.

• Deber de Seguridad y Reserva de la Información

Los Encargados del Tratamiento deberán adoptar las medidas técnicas, administrativas y organizacionales necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos personales a los que tengan acceso, evitando su pérdida, alteración, uso indebido, acceso no autorizado o divulgación.

La obligación de confidencialidad subsistirá incluso después de finalizada la relación contractual con la compañía.

• Facultades de Seguimiento y Auditoría

SUS FINANZAS S.A.S. podrá realizar actividades de supervisión, seguimiento, verificación y auditoría respecto del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales, la seguridad de la información y el uso adecuado de las herramientas tecnológicas suministradas o autorizadas para el desarrollo de las actividades contratadas.

• Terminación del Acceso y Eliminación de la Información

Una vez finalizada la relación contractual o cuando la compañía así lo requiera, el Encargado deberá cesar inmediatamente cualquier tratamiento de datos personales realizado por cuenta de SUS FINANZAS S.A.S., devolver la información que se encuentre en su poder y proceder a la eliminación segura de cualquier copia, respaldo o registro que contenga datos personales, salvo que exista una obligación legal de conservación.

La compañía podrá solicitar las certificaciones, evidencias o verificaciones que considere necesarias para acreditar el cumplimiento de esta obligación.

3. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, regulatorias y de defensa judicial.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista obligación legal de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y BIOMETRICOS.

En desarrollo de sus actividades comerciales y operativas, SUS FINANZAS S.A.S. evitará la recolección y tratamiento de datos sensibles, salvo cuando ello resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de una finalidad legítima, legalmente autorizada y relacionada con la prestación de sus servicios, la gestión de riesgos, la prevención del fraude, la validación de identidad o el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

Cuando sea necesario tratar datos sensibles, incluyendo datos biométricos tales como huellas dactilares, reconocimiento facial, registros fotográficos, videograbaciones o mecanismos de autenticación digital, la compañía garantizará el cumplimiento de las condiciones especiales de protección previstas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

En estos casos, SUS FINANZAS S.A.S. informará previamente al Titular:

a) Que se trata de datos sensibles cuyo suministro es facultativo, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que justifique su tratamiento.

b) La finalidad específica para la cual serán recolectados y tratados dichos datos.

c) Los derechos que le asisten como Titular de la información.

d) Los mecanismos dispuestos para ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización, cuando ello sea procedente.

La compañía implementará medidas de seguridad reforzadas para la protección de los datos sensibles y biométricos, limitando su acceso exclusivamente al personal o terceros debidamente autorizados que requieran conocerlos para el cumplimiento de sus funciones.

En ningún caso SUS FINANZAS S.A.S. condicionará la prestación de sus servicios al suministro de datos sensibles, salvo cuando su tratamiento resulte indispensable para la validación de identidad, la prevención del fraude, la gestión del riesgo o exista una obligación legal que así lo exija.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la desarrollan, modifican o complementan, los Titulares de los datos personales tratados por SUS FINANZAS S.A.S. tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SUS FINANZAS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, o frente a los Encargados del Tratamiento que actúen por cuenta de la compañía.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos en que la ley exceptúe expresamente dicho requisito.

• Ser informado, previa solicitud, respecto de la existencia de datos personales que le conciernan, así como sobre el uso, finalidad y tratamiento que se les haya dado.

• Presentar consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales ante SUS FINANZAS S.A.S.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones a la normativa sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía, cuando ello resulte procedente.

• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales y/o solicitar su supresión, siempre que no exista un deber legal, contractual o judicial que obligue a la compañía a conservar la información.

• Solicitar la corrección, actualización o supresión de información cuando considere que los datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error o su tratamiento no cumple con los principios, derechos y garantías establecidos en la normativa aplicable.

• Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos establecidos por la ley.

El ejercicio de estos derechos podrá realizarse a través de los canales de atención dispuestos por SUS FINANZAS S.A.S., de conformidad con el procedimiento previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (HABEAS DATA)

Los Titulares de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales o apoderados debidamente acreditados podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, supresión de datos y revocatoria de la autorización mediante solicitud dirigida a SUS FINANZAS S.A.S. a través del siguiente canal de atención:

Correo electrónico: servicioalcliente@susfinanzas.com.co

Las solicitudes serán gestionadas por el área o funcionario designado por la compañía para la atención de asuntos relacionados con la protección de datos personales.

6.1 Consultas.

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de SUS FINANZAS S.A.S.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la normativa de protección de datos personales, podrá presentar un reclamo ante SUS FINANZAS S.A.S.

El reclamo deberá contener como mínimo:

• Identificación del Titular.

• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección física o electrónica para recibir notificaciones.

• Documentos o soportes que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo se encuentra incompleto, la compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las inconsistencias o aporte la información faltante.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que indique “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Dicha leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción completa.

Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará oportunamente al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

7. VIDEOVIGILANCIA Y REGISTRO DE IMÁGENES

Las instalaciones físicas de SUS FINANZAS S.A.S. podrán contar con sistemas de videovigilancia con fines de seguridad, control de acceso, protección de bienes, prevención del fraude y soporte probatorio en caso de incidentes.

Las imágenes obtenidas mediante estos sistemas serán almacenadas únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y serán tratadas bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales mediante solicitud escrita dirigida a los canales de atención definidos por la compañía.

La revocatoria procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a SUS FINANZAS S.A.S. a conservar determinada información durante un período específico.

9. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

SUS FINANZAS S.A.S. adoptará procedimientos internos para la identificación, atención, mitigación y documentación de incidentes de seguridad que puedan afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales.

Cuando la normatividad aplicable lo requiera, la compañía realizará los reportes correspondientes ante las autoridades competentes y adoptará las medidas correctivas necesarias para evitar la repetición del incidente.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

SUS FINANZAS S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros proveedores tecnológicos, plataformas de almacenamiento en la nube, sistemas CRM, herramientas de gestión comercial, entidades financieras, aliados estratégicos, proveedores de servicios especializados o demás terceros que intervengan en la prestación de los servicios ofrecidos por la compañía, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano.

Cuando dichas operaciones impliquen la transmisión de datos personales, los terceros receptores actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento y estarán obligados a cumplir las instrucciones impartidas por SUS FINANZAS S.A.S., así como las medidas de seguridad, confidencialidad y protección de datos exigidas por la legislación aplicable.

En todos los casos, la compañía adoptará las medidas contractuales, técnicas, administrativas y organizacionales necesarias para garantizar la adecuada protección de los datos personales y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

SUS FINANZAS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, administrativas, humanas, organizacionales y de seguridad de la información que resulten razonables y necesarias para proteger los datos personales bajo su responsabilidad contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, destrucción, divulgación, tratamiento fraudulento o cualquier otro riesgo que pueda comprometer su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Para tal efecto, la compañía implementará controles de seguridad acordes con la naturaleza de la información tratada, el nivel de riesgo asociado y las disposiciones legales aplicables, incluyendo mecanismos de autenticación y control de acceso, administración de perfiles y privilegios de usuario, gestión segura de contraseñas, protección de redes y sistemas de información, respaldo y recuperación de datos, monitoreo de accesos, acuerdos de confidencialidad y programas de sensibilización y capacitación en protección de datos personales y seguridad de la información.

Igualmente, SUS FINANZAS S.A.S. procurará que sus empleados, contratistas, proveedores tecnológicos, asesores comerciales externos y demás terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales adopten las medidas de seguridad necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Política y en la normativa vigente sobre protección de datos personales.

No obstante, teniendo en cuenta que ninguna medida de seguridad es completamente infalible, la compañía realizará esfuerzos razonables para prevenir incidentes de seguridad y atender oportunamente cualquier evento que pueda comprometer la protección de la información bajo su responsabilidad.

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Como regla general, SUS FINANZAS S.A.S. no recolecta ni trata datos personales de menores de edad.

En aquellos eventos excepcionales en que resulte necesario el tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales y se solicitará previamente la autorización expresa del representante legal correspondiente, de conformidad con la legislación vigente.

13. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SUS FINANZAS S.A.S. designará un responsable interno para coordinar la implementación de la presente política, atender las solicitudes de los titulares, gestionar incidentes relacionados con protección de datos personales y garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.

Las comunicaciones relacionadas con Habeas Data serán canalizadas a través del correo electrónico servicioalcliente@susfinanzas.com.co.

11. VIGENCIA, ACTUALIZACION Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su aprobación y publicación por parte de SUS FINANZAS S.A.S. y permanecerá vigente mientras la compañía desarrolle actividades que impliquen el tratamiento de datos personales o mientras sea necesario conservar la información para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, comerciales o administrativas.

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, así como para atender las obligaciones legales o contractuales aplicables y los requerimientos de las autoridades competentes.

SUS FINANZAS S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la presente Política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos, regulatorios, jurisprudenciales, tecnológicos, operativos o corporativos.

Cualquier modificación sustancial relacionada con la identificación del Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los canales para el ejercicio de los derechos de los Titulares o cualquier otro aspecto que pueda afectar los derechos de los mismos, será informada oportunamente mediante los mecanismos de comunicación que la compañía considere idóneos, incluyendo su sitio web, correo electrónico, comunicaciones directas o cualquier otro medio que permita su adecuada divulgación.

La versión vigente de la presente Política estará disponible para consulta de los Titulares a través de los canales de atención y medios de comunicación dispuestos por SUS FINANZAS S.A.S.

Dada y aprobada para su publicación y aplicación corporativa obligatoria.

Representante Legal

SUS FINANZAS S.A.S.

NIT: 900.541.552-1